La Ville recrute pour sa Direction des Affaires Générales et Juridiques
Un Coordonnateur état-civil (F/H)
Cadre d’emplois des Rédacteurs territoriaux
MISSION
Le Coordonnateur état-civil assure la supervision du service état civil composé de 5 officiers d’état civil et assume la gestion opérationnelle des demandes liées à l’ensemble des procédures d’état civil à leurs côtés.
ACTIVITÉS
1. Encadrement de l’équipe
o Participer, en relation étroite avec la responsable du pôle citoyenneté, à la veille réglementaire en matière d’état-civil (filiation, mariage, PACS, autorité parentale, changements de nom…)
o Diffuser le contenu des évolutions réglementaires auprès des agents du service, mettre à jour les fiches de procédures
o Encadrer les officiers d’état civil, planifier leurs missions, et procéder à leur évaluation professionnelle.
o Suppléer la responsable du pôle citoyenneté en cas d’absence : le pôle citoyenneté est composé du service état civil et du service formalités citoyennes (6 agents). Plusieurs agents de ce pôle sont détachés pour certaines périodes à la préparation et à l’organisation des élections, et à la mise en oeuvre des campagnes de recensement de la population.
2. Etat civil – gestion opérationnelle
o Réceptionner, instruire, enregistrer et établir des actes d’état civil (naissances, reconnaissances, mariages, décès)
o Instruire les mentions (apposition et envoi des avis)
o Instruire les dossiers de mariage, assister l’élu lors des auditions et en dresser le compte rendu
o Assurer la gestion des PACS (déclarations, modifications, dissolutions)
o Enregistrer et instruire les demandes de changement de prénom, de nom
o Délivrer et mettre à jour les livrets de famille
o Etablir les bulletins pour la PMI
o Délivrer des actes (courrier, Comedec, présentiel)
o Assister les élus lors des célébrations de mariage
3. Accueil des usagers
o Réaliser l’accueil physique et téléphonique du public
Occasionnellement
o Polyvalence avec les missions des formalités citoyennes
o Renfort éventuel au service des élections lors de l’organisation des scrutins
PROFIL
- Niveau BAC Secrétariat-Administration-Domaine juridique
- Expérience sur un poste similaire souhaitée
- Expérience en État Civil exigée
SAVOIR-FAIRE
- Maîtrise du cadre réglementaire (état-civil, natalité, funéraire)
- Connaissance de l’environnement administratif dans le domaine citoyenneté
- Maitrise de la bureautique et des logiciels spécifiques (Melodie, Comedec)
- Qualités d’expression écrite et orale
- Capacité à encadrer et travailler en équipe
SAVOIR-ÊTRE
- Capacité à recueillir et analyser la demande de l’usager ; capacité à identifier les situations requérant une réponse adaptée
- Capacité à alerter en cas de difficulté ou dysfonctionnement repéré,
- Capacité à prioriser
- Rigueur, assiduité et ponctualité, fiabilité
- Sens du service public (discrétion, neutralité, réserve, confidentialité),
- Sens de la représentation
- Qualités relationnelles, d’écoute et de reformulation des demandes des usagers
- Capacités à expliquer et transmettre à ses pairs avec pédagogie et bienveillance
- Goût pour la polyvalence et le travail en équipe, sens de l’entraide
CONDITIONS D’EXERCICE
- Travail le samedi par roulement (permanence état civil) et pour assister les élus lors des cérémonies de mariage
- Travail principalement en open space
PERSONNE À CONTACTER POUR OBTENIR DES COMPLÉMENTS D’INFORMATION
Madame Marie SCHANTÉ
Responsable du pôle Gestion – Direction des Richesses Humaines
CANDIDATURES (CV + lettre de motivation + dernier arrêté de situation administrative) À ADRESSER SOIT :
- Par courrier : Monsieur LE MAIRE – Président du C.C.A.S. – Direction des Richesses Humaines –Service Recrutement Permanent – Hôtel de Ville Place Chateaubriand – CS 21826 – 35418 Saint-Malo Cedex en précisant obligatoirement l’intitulé du poste
- Par mail : jecandidate@saint-malo.fr
DATE LIMITE DE DÉPÔT DES CANDIDATURES : 15/02/2025
