La Ville recrute pour sa Direction de la Communication et des Relations Internationales
Un Assistant Administratif (F/H)
CDD
MISSION
Sous l’autorité du Responsable Pôle Protocole et Relations publiques, l’assistant administratif participe à l’organisation pratique du service et de l’équipe. Il gère l’organisation de manifestations, d’évènements et de cérémonies patriotiques. Il assure l’accueil des usagers.
ACTIVITÉS
1. Accueil physique et téléphonique des usagers
o Assurer l’accueil des usagers du service
o Gérer les appels téléphoniques
o Assurer le secrétariat du service protocole
2. Organisation et communication autour d’évènements
o Elaborer des cartons d’invitation, gérer les envois et retour d’invitations
o Mettre à jour et gérer des fichiers invitations
o Suivre des dossiers à caractère évènementiel
o Lister les réceptions à venir
3. Organisation pratique du service
o Gérer le logiciel GMA
o Participer aux actions du Service Protocole
o Comptabilité du service protocole
PROFIL
o Niveau BAC
o Formation Secrétariat, accueil et gestion/organisation de réceptions, formation protocolaire et logiciel comptabilité souhaitées
o Expérience sur poste similaire souhaitée
SAVOIR-FAIRE
ü Bonne connaissance de la situation géographique des Directions et des services de la Mairie
ü Maitrise des outils de bureautique et connaissance de la micro-informatique
ü Maitrise des techniques de filtrage et transmission d’appels
ü Connaissance sur la préparation et l’organisation de manifestations
ü Connaissance des règles protocolaires
ü Connaissance en comptabilité (bon de commande, mandat …)
SAVOIR-ÊTRE
ü Initiative et sens de l’organisation
ü Disponibilité
ü Créativité pour les invitations
ü Qualités relationnelles et maitrise de soi lors de public difficile
ü Qualités rédactionnelles
ü Discrétion
CONDITIONS D’EXERCICE
o Horaires avec amplitudes variables en soirée, week-end et jours fériés …
PERSONNE À CONTACTER POUR OBTENIR DES COMPLÉMENTS D’INFORMATION
Madame LORIN Adriane
Responsable du service emploi non permanent – Direction des Richesses Humaines
CANDIDATURES (CV + lettre de motivation) À ADRESSER SOIT :
- Par courrier : Monsieur LE MAIRE – Président du C.C.A.S. – Direction des Richesses Humaines –Service Recrutement Non Permanent – Hôtel de Ville Place Chateaubriand – CS 21826 – 35418 Saint-Malo Cedex en précisant obligatoirement l’intitulé du poste
- Par mail : drh.recrutement@saint-malo.fr
DATE LIMITE DE DÉPÔT DES CANDIDATURES : 09/01/2025
