La Ville recrute pour sa Direction de la communication et des relations internationales
Un Assistant administratif (F/H)
Cadre d’emplois des Adjoints administratifs territoriaux
MISSION
Sous l’autorité du Responsable Pôle Protocole et Relations publiques, l’Assistant administratif participe à l’organisation pratique du service et de l’équipe. Il gère l’organisation de manifestations, d’évènements et de cérémonies patriotiques. Il assure l’accueil des usagers.
ACTIVITÉS
Accueil physique et téléphonique des usagers
o Assurer l’accueil des usagers du service et de la communication
o Gérer les appels téléphoniques
o Assurer le secrétariat du service protocole
Organisation et communication autour d’évènements
o Elaborer des cartons d’invitation, gérer les envois et retour d’invitations
o Mettre à jour et gérer des fichiers invitations
o Suivre des dossiers à caractère évènementiel
Organisation pratique du service
o Gérer le logiciel GMA
o Participer aux actions du Service Protocole
PROFIL
o Niveau BAC
o Formation Secrétariat, accueil et gestion/organisation de réceptions, formation protocolaire et logiciel comptabilité
o Expérience sur poste similaire souhaitée
SAVOIR-FAIRE
- Bonne connaissance de la situation géographique des Directions et des services de la Mairie
- Maitrise des outils de bureautique et connaissance de la micro-informatique
- Maitrise des techniques de filtrage et transmission d’appels
- Connaissance sur la préparation et l’organisation de manifestations
- Connaissance des règles protocolaires
- Qualités rédactionnelles
SAVOIR-ÊTRE
- Initiative et sens de l’organisation
- Disponibilité
- Créativité pour les invitations
- Qualités relationnelles et maitrise de soi lors de public difficile
- Discrétion
INFORMATIONS COMPLEMENTAIRES
o Horaires avec amplitudes variables en soirée, week-end et jours fériés
PERSONNE À CONTACTER POUR OBTENIR DES COMPLÉMENTS D’INFORMATION
Madame Marie SCHANTÉ
Responsable du pôle Gestion – Direction des Richesses Humaines
CANDIDATURES (CV + lettre de motivation + dernier arrêté de situation administrative) À ADRESSER SOIT :
- Par courrier : Monsieur LE MAIRE – Président du C.C.A.S. – Direction des Richesses Humaines –Service Recrutement Permanent – Hôtel de Ville Place Chateaubriand – CS 21826 – 35418 Saint-Malo Cedex en précisant obligatoirement l’intitulé du poste
- Par mail : jecandidate@saint-malo.fr
